KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 14 : MEMOHON DAN MENGHADIRI SESI TEMUDUGA

SURAT PERMOHONAN

• Apabila menghantar resume samada melalui pos, emel, atau menghantarnya sendiri anda perlu melampirkan bersama surat permohonan atau juga dikenali sebagai “cover letter”

Surat permohonan membolehkan bakal majikan:

 - tahu apa yang anda kirimkan
 - mengapa anda mengirim
 - bagaimana mereka dapat manfaat dari kiriman tersebut

SURAT PERMOHONAN SUSULAN

• Dihantar sekiranya surat permohonan pertama anda tidak mendapat tindakbalas setelah sebualan atau lebih ia dihantar.
• Ini menunjukkan bahawa anda masih lagi berminat untuk bekerja di syarikat berkenaan.
• Tunjukkan kreativiti anda dalam menulis surat jenis ini. Nyatakan sekali lagi kemahiran yang dimiliki sesuai dengan jawatan yang dipohon.

MEMAHAMI PROSES TEMUDUGA

• Temuduga adalah proses komunikasi formal yang berlangsung antara dua pihak iaitu anda dan bakal majikan anda.
• Situasi ini membolehkan bakal majikan anda menyatakan prospektif syarikat, bertanyakan soalan dan bertukar maklumat.
• Pastikan anda bersedia dari awal sebelum menghadiri sesuatu temuduga dan jangan hadkan hanya satu sesi temuduga sahaja yang akan anda hadiri

URUTAN ASAS TEMUDUGA

• Majikan menyenarai pendek calon yang layak
• Majikan melihat apakah kemahiran serta kelayakan yang anda miliki yang dapat membantu syarikatnya.
• Majikan membuat tawaran untuk menghadiri sesi temuduga untuk memastikan adakah anda sememangnya layak bagi jawatan yang ditawarkan.

JENIS TEMUDUGA

• Majikan akan menggunakan perlbagai jenis temuduga, oleh itu anda perlu bersedia dengan setiap jenis tersebut. 

Antaranya ialah:

 - Berstruktur

 - tidak berstruktur

TEMUDUGA MEDIA

• Temuduga media juga boleh berlangsung di zaman teknologi ini. 
• Ia boleh berlangsung samada perbualan secara perseorangan atau sebagaimana yang berlaku dalam mesyuarat secara virtual.
• Temuduga media juga boleh berlaku melalui penghantaran emel, temuduga video atau temuduga menggunakan asas komputer secara virtual

APA YANG MAJIKAN LIHAT SEMASA TEMUDUGA

• Latar belakang akademik
• Pengalaman kerja
• Kesesuaian kerja dengan personaliti yang ada pada anda

PERSEDIAAN MENGHADIRI TEMUDUGA

• Selidik latar belakang syarikat yang akan anda hadir untuk temuduga
• Fikir kebarangkalian soalan yang akan ditanya
• Rancang soalan untuk ditanya kepada panel
• Tingkatkan tahap keyakinan anda untuk berdepan dengan panel
• Mantapkan stail temuduga anda (non verbal, suara)
• Bersedia untuk kelihatan kemas (pakaian dan penampilan)
• Bersedia sebaik tiba ditempat temuduga

TEMUDUGA YANG BERJAYA

• Mempunyai sesi pengenalan
• Mempunyai sesi soal jawab

 - menjawab dan bertanya soalan antara calon dan panel penemuduga

 - beri perhatian dan dengar dengar baik soalan dari panel

 - mengawal soalan-soalan yang berbentuk diskriminasi

• Mempunyai penutup

 - tutup dengan penuh minat dan sopan

 - boleh membincangkan soal gaji sekiranya perlu bergantung kepada panel

SUSULAN SELEPAS TEMUDUGA

• Hantar mesej ucapan terima kasih kepada syarikat yang telah menemuduga anda sekurang-kurangnya selepas dua hari anda ditemuduga.
• Mesej ini bukan sahaja melambangkan kesopanan dan tahap profesional anda tetapi ini adalah peluang untuk anda mempromosi diri anda.

Terdapat beberapa mesej lain yang boleh anda hantar selepas anda menghadiri sesuatu sesi temuduga. 

Antaranya ialah:

 - mesej ingin tahu

 - mesej permintaan untuk lanjutkan tempoh masa

 - surat penerimaan tawaran kerja

 - surat penolakkan tawaran kerja

 - surat perletakan jawatan

  

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 13 : MEMBINA KERJAYA DAN MENULIS RESUME

BAGAIMANA ORGANISASI MENCARI PEKERJA BARU

• Mengenalpasti pekerja dalaman yang sesuai dengan kekosongan jawatan
• Sekiranya tiada, organisasi mula mencari mereka yang berada diluar organisasi untuk mengisis jawatan tersebut berdasarkan kelayakan yang dimiliki.

MENYEDIA RESUME

• Melibatkan 3 proses menulis

                    - Merancang 

                      

                       - Menulis 

                      

                    - Melengkapkan

MERANCANG

• Dalam merancang penulisan resume, pastikan anda :

 - analisis tujuan resume yang hendak dibuat

 - pastikan maklumat saling berkaitan

 - pilih medium atau saluran yang tepat

 - susun resume berdasarkan kelebihan yang dimiliki

MENULIS

• Bakal majikan yang berminat memanggil anda untuk temuduga, resume anda adalah satu-satunya sumber rujukan yang mereka ada. 
• Oleh itu, pastikan resume ditulis dengan segala maklumat yang lengkap dan jelas

PANDUAN MENULIS RESUME

• Pengenalan 

 - Objektif dalam kerjaya

 - Ringkasan kelayakan 

 - ringkasan kerjaya

• Pendidikan 
• Pengalaman kerja, kemahiran yang dimiliki
• Aktiviti dan pencapaian
• Sumber rujukan

MELENGKAPKAN 

• Semak semula resume samada dari segi kepanjangan ayat, kebolehbacaan, tatabahasa, penggunaan perkataan, penggunaan kertas, design yang digunakan dan sebagainya.

3 BENTUK/FUNGSI RESUME

• Resume kronologi

 - satu bentuk/pendekatan yang biasa digunakan

 - tidak sesuai digunakan untuk memohon pekerjaan yang khusus/spesifik. 

 - pengalaman kerja lazimnya menguasai penulisan resume bentuk ini. 

 - Selepas nama dan alamat terus diikuti dengan pengalaman kerja

• Resume fungsi

 - juga dikenali sebagai resume yang “membunuh”

 - digunakan bagi mereka yang mempunyai pengalam kerja yang sangat terhad.

 - bentuk ini selalu menimbulkan kesangsiaan terhadap bakal bakal majikan

• Resume kombinasi

 - digunakan sekiranya anda tidak mempunyai pengalaman kerja yang banyak.

 - ini kerana ia boleh dicampur dengan pelbagai kemahiran yang lain

MENGHASILKAN RESUME

• Resume anda seharusnya :

 - ringkas

 - bersih

 - profesional

• Resume anda tidak harus:

 - terlalu terang (penggunaan kertas atau dakwat)

 - tidak menampakkan kematangan

 - cute 

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 12 : PEMBENTANGAN SECARA ORAL DAN ONLINE

KEMAHIRAN PENGUCAPAN AWAM

• Pernahkah anda terlibat dalam beberapa situasi berikut:

 - diminta untuk memperkenalkan diri dalam satu majlis
 - dilantik wakil kumpulan untuk berucap atau membentangkan bagi pihak kumpulan
 - diminta menjadi pengerusi majlis
 - dijemput untuk menyampaikan ucapan berkaitan dengan pengalaman anda

DEFINISI PENGUCAPAN

• Perlahiran bahasa dengan penuh makna melalui komunikasi lisan (suara dan perkataan) dan bukan lisan (anggora tubuh perucap)
• Satu bentuk komunikasi di mana penyampai menyampaikan ucapan kepada audien yang ramai

SALAH TANGGAP MENGENAI KEMAHIRAN KOMUNIKASI

• Lahir dengan sendiri
• Satu anugerah yang kebetulan
• Tidak perlu dipelajari
• Tidak perlu diasah

SIAPA YANG DIKATAKAN PEMIMPIM

• Pengurus
• Pegawai
• Penyelia

SIKAP DAN PERSONALITI PEMIMPIN

• Yakin dan percaya pada diri sendiri
• Yakin dengan apa yang difikirkan
• Yakin dengan apa yang diucapkan
• Yakin dengan apa yang dilakukan

TUJUAN UCAPAN

• Memberi maklumat
• Mempengaruhi
• Memujuk
• Bertukar pendapat
• Syarahan umum
• menghibur

MULAKAN UCAPAN

• Gaya tersendiri
• Berkeyakinan – berjalan dengan tenang
• Adakan hubungan dengan audien
• Tunjukkan senyuman – ceria
• Mulakan ucapan tanpa memandang nota
• Mulakan dengan terima kasih kepada penganjur program/majlis
• Perkenalkan diri
• Nyatakan perasaan, harapan dan jangkaan terhadap pendengar 

KETIKA UCAPAN

• Nyatakan kerangka isi ucapan
• Mulakan dengan isu hangat/ semasa
• Nyatakan betapa pentingnya audien mendengar ucapan anda pada hari ini.
• Buat jenaka sekali sekala
• Ajukan soalan – kaitkan dengar pendengar
• Guna kata-kata hikmat
• Selitkan contoh, data dan statistik untuk menguatkan hujah anda

PANTANG LARANG BERUCAP

• Elakkan ungkapan seperti berikut:

 - “terlebih dahulu saya minta maaf kalau …”

 - “sepatutnya orang lain yang bentangkan, tetapi kerana orang tersebut ke …”

 - “ehh…! Saya sebenarnya tak pandai berucap …”

 - saya tidak bercadang untuk berucap pada hari ini …”

 - “inilah kali pertama saya bercakap …”

 - “saya hanyalah bidan terjun …”

 - “minta maaf kerana tertinggal nota …”

HATI-HATI

• Tidak bergayut pada rostrum, berdiri senget, menenggek dan sebagainya
• Berpeluk tubuh, tangan dalam poket, pergerakan yang melampau
• Menggaru, menggosok hidung, patah-patahkan jari, menggaru misai/janggut, memperbetulkan pakaian, garu kepala, bermain lidah/bibir
• Bermain alatan menulis
• Kerap menyelak nota

PENUTUP DAN RUMUSAN UCAPAN

• Rumus apa yang telah disampaikan
• Selitkan mutiara kata
• Harapan kepada audien
• Ucapan terima kasih kepada penganjur
• Berjalan ke tempat duduk dengan sopan dan bersemangat

business communication

BAB 11 : MENULIS DAN MELENGKAPKAN PENULISAN LAPORAN DAN KERTAS KERJA

Reports and Proposals

• Long Message Formats
• Effective Visual Support.

Adapting to the Audience

• Sensitivity to Needs
• The “You” Attitude
• Business Etiquette
• Positive Attitude
• Bias-Free Language

Composing Reports and proposals 

• Effective Words
• Strong Sentences
• Coherent Paragraphs

Introductory Section

• Report Context
• Subject/Purpose
• Main Ideas
• Overall Tone

The Body Section

• Present
• Analyze
• Interpret
• Support

The Closing Section

• Stress Main Points
• Summarize Benefits
• Reinforce Structure
• Group Action Items

Report Introduction

• Authorization
• Problem 
• Purpose
• Scope
• Background
• Sources 
• Methods
• Definitions
• Limitations
• Organization

The Report Body

• Explanations
• Evidence 
• Results
• Analyses
• Procedures
• Methods 
• Criteria
• Conclusions
• Recommendations
• Support

The Report Closing

• Key-Item Summary
• Conclusions 
• Recommendations
• Action Plans

Strategies for Successful Proposals

• Knowledge/Expertise
• Competitive Research
• The “You” Attitude
• Concrete Examples
• Feasible Proposal
• Attractive Packaging

Proposal Introduction

• Background
• Solution
• Delimitations
• Organization

Body of Proposal

• Proposed Solution
• Work Plan
• Qualifications
• Detailed Cost

Closing of Proposal

• Summarize Key Points
• Emphasize Benefits
• Restate Qualifications
• Obtain Commitment

Applying Technology

• Templates
• Linked Files
• Embedded Documents

Effective Visuals in Reports

1. Bring Your Message to Life
2. Connect With Your Readers
3. Enhance Textual Messages
4. Attract and Hold Attention

5 C’s of Visual Design

1. clear
2. complete
3. concise
4. connected
5. compelling

komunikasi perniagaan

BAB 10 : MEMAHAMI DAN MERANCANG LAPORAN SERTA KERTAS CADANGAN

APPLYING THE THREE-STEP WRITING PROGRES TO REPORT AND PROPOSALS

• PROPOSAL
• INFORMATION REPORT
• ANALYTICAL REPORT

SUPPORTING YOUR MESSAGES WITH RELIABLE INFORMATION

• Kenalpasti Masalah
• Kenalpasti maklumat yang diperlukan
• Menjana soalan 
• Utamakan  Maklumat yang diperlukan

Primary Research     – adalah penyelidikan baru yang dilakukan secara khusus untuk sesuatu projek.

Secondary Research  – adalah sumber-sumber yang mungkin termasuk majalah, surat khabar, laman web awam, blog, buku, dan laporan lain.

PLANNING INFORMATIONAL REPORTS

• perbandingan
• kepentingan
• turutan
• kronologi
• orientasi spatial
• geografi
• kategori

PLANNING ANALYTICAL REPORTS

• sokongan keputusan
• menilai peluang
• menyelesaikan masalah

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 9 : MENULIS MESEJ MEMUJUK

TIGA LANGKAH MENULIS

• Memujuk adalah satu cubaan untuk mengubah seseorang samada dari segi sikap, kepercayaan atau tingkahlaku.
• Sebagaimana menulis mesej perniagaan yang lain, mesej pemujukan juga perlu melalui tiga langkah penulisan yang asas.

MERANCANG

• Walaupun sesebuah syarikat tersebut mempunyai idea dan produk  yang hebat namun ianya masih belum mencukupi sekiranya syarikat tersebut tidak mempunyai kemahiran dalam menghasilkan mesej yang mampu untuk memujuk audiennya.
• Untuk menghasilkan mesej memujuk, anda haruslah:

                - analisis situasi

               - mengumpul maklumat

               - pilih saluran yang tepat

              - susun maklumat agar ianya teratur

MENULIS

• Dalam menghasilkan mesej memujuk, hormati respon yang anda terima dari audien anda dengan:

           - memahami dan menghormati perbezaan budaya

           - menggunakan bahasa yang sopan dan positif

           - sentiasa sensitif dengan budaya dari syarikat lain

           - mengambil langkah-langkah untuk mengukuhkan kredibiliti anda.

MELENGKAPKAN

• Hasil kerja yang tidak memuaskan akan merosakkan kredibiliti anda. 
• Oleh itu, pastikan mesej memujuk anda disemak dan di baca dengan teliti sebelum dihantar.

              

MEMBANGUNKAN MESEJ MEMUJUK

• Seseorang yang berjaya dalam perniagaan mampu menyakinkan orang lain untuk menerima idea baru, mengubah tabiat lama atau mengambil tindakan keatas cadangan yang anda fikirkan atau kemukakan.

MESEJ JUALAN DAN PEMASARAN

• Kebanyakan mesej jualan dan pemasaran terutamanya di syarikat yang besar sentiasa menghasilkan mereka yang profesional dalam jualan dan pemasaran.
• Lazimnya syarikat ini menawarkan latihan yang spesifik berkaitan dengan pemasaran, jualan, pengiklanan atau perhubungan awam

Terdapat beberapa strategi dalam menulis mesej jualan dan pemasaran, iaitu: 

 - Lihat keperluan audien

  → keputusan membeli seringkali bukan sahaja melibatkan produk atau perkhidmatan.

 Contoh pembelian kertas cetakan. Pelanggan akan membandingkan kualiti kertas tersebut dari pelbagai aspek

 - analisis saingan anda

  → jualan dan pemasaran perlu sentiasa bersaing dalam merebut perhatian audien

 - menentukan kunci utama jualan dan manfaatnya

  → kunci utama jualan ialah kepada produk manakala keuntungan fokus kepada pengguna

 - menggunakan Model AIDA

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

 BAB 8 : MENULIS MESEJ NEGATIF

5 MATLAMAT MESEJ NEGATIF

1. Memberitahu berita negatif
2. Memastikan mendapat persetujuan audien
3. Memastikan audien kekal dalam keadaan tenang
4. Memastikan organisasi tetap berada dalam imej yang baik
5. Mengurangkan kesamaan surat yang dihantar

4 LANGKAH MENULIS

• Semasa merancang, pastikan hubungan dengan audien tetap kekal.
• Pastikan audien benar-benar memahami apa yang cuba anda sampaikan.
• Rancang medium yang terbaik semasa merancang mesej negatif.
• Guna pendekatan yang terbaik agar audien dapat menerima mesej negatif anda.

GUNA PENDEKATAN LANGSUNG SECARA EFEKTIF

• Guna pendekatan secara langsung sekiranya tindak balas yang diterima hanya memberi kesan yang kecil kepada individu tertentu.
• Dalam menggunakan pendekatan langsung, mulakan dengan:

             - buka dengan berita buruk/negatif

             - sediakan alasan yang kukuh

             - akhiri dengan penutup yang bersifat positif

GUNA PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG SECARA EFEKTIF

• Anda juga boleh menggunakan pendekatan secara tidak langsung dalam menyaampaikan mesej negatif.
• Berbeza dengan pendekatan langsung pandekatan tidak langsung adalah satu pendekatan yang digunakan sekiranya audien sukar untuk menerima berita buruk tersebut.

Alasan yang baik haruslah :

            - terperinci

            - bijaksana

            - tidak bersifat individu

            - tanpa rasa kekesalan

            - positif 

• Akhir sekali tutup mesej tentang berita buruk tadi dengan ayat yang positif/ penutup yang bersifat positif.

Penutup yang positif haruslah:

       - tetap menjalin hubungan muhibah yang berkekalan

       - menawarkan cadangan untuk tindakan yang akan dilaksanakan

       - sediakan matlamat pencapaian akan datang

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 7 : MESEJ RUTIN DAN MESEJ POSITIF

3 LANGKAH MENULIS MESEJ RUTIN DAN MESEJ POSITIF

• Ianya melibatkan 3 langkah iaitu:

 - merancang
 - menulis
 - melengkapkan

MERANCANG

• Untuk merancang rutin mesej haruslah:

 - analisis tujuan penulisan
 - keadaan audien
 - apa yang audien perlukan
 - perkara yang dapat memenuhi kehendak audien

MENULIS

• Semasa menulis sentiasa menggunakan pendekatan langsung.
• Ini kerana pendekatan langsung membolehkan audien anda memberikan reaksi yang positif.

MELENGKAPKAN

• Tahap ini melibatkan proses menyemak untuk memastikan setiap mesej yang disampaikan jelas, padat, menggunakan elemen pendekatan yang sesuai, kaedah penyampaian yang bersesuaian dengan audien dan juga melibatkan proses pembacaan pruf bagi memastikan tiada kesilapan dalam mesej rutin tersebut.

MULAKAN DENGAN PERMINTAAN

• Mulakan permintaan mesej rutin anda tanpa menyinggung perasaan orang lain ataupun dengan tiba-tiba. 

Anda perlulah:

 - berhati-hati dengan penggunaan nada bahasa.

    contoh, mulakan dengan “tolong…” atau “saya amat menghargai sekiranya…”

 - andaikan audien anda akan mengikut semua arahan anda

 - spesifik, dimana anda haruslah tahu apa kehendak anda menhantar atau menulis mesej tersebut.

TERANGKAN KEHENDAK ANDA

• Gunakan isi mesej untuk menerangkan kehendak anda.

Antara panduan yang boleh digunakan untuk menerangkan kehendak anda:

 - mulakan dengan soalan yang penting dahulu

 - tanyakan soalan yang relevan

 - fokus hanya satu topik untuk satu soalan  

PENUTUP MESEJ

• Tutup mesej permintaan anda dengan:

 - menyatakan tidak balas yang spesifik yang perlu dilakukan

 - beri maklumat bagaimana anda dapat dihubungi

 - tunjukkan penghargaan anda. 

Contoh, “terima kasih”, “terima kasih atas pertongan anda”, “saya amat menghargai nasihat anda” dan sebagainya.

• Sekiranya syarikat anda telah melakukan kesilapan, mesej anda seharusnya:

 - mengakui segala kesilapan tersebut

 - bertanggungjawab terhadap setiap kesilapan 

 - bersimpati

 - terangkan bilakah anda dapat menyelesaikan masalah/kesilapan tersebut

 - mengambil langkah-langkah agar hubungan kerja terus berkekalan 

• Sekiranya pelanggan pula yang melakukan kesilapan, mesej anda seharusnya juga mengakui kesilapan tersebut tetapi perlu menerangkan mengapa ianya terjadi.
• Manakala sekiranya pihak ketiga yang melakukan kesilapan, anda seharusnya menentukan jenis kesilapan dan tindakan yang patut di ambil antara syarikat anda dan pihak ketiga tersebut.

MENULIS SURAT CADANGAN

• Nyatakan matlamat anda kepada pembaca tentang orang yang anda cadangan.

Terangkan sifat-sifat oraang yang dicadangkan dari aspek:

 - karekterisma yang sesuai dengan tugas

 - tugasan/projek yang pernah dilaksanakan

 - matlamat orang yang dicadangkan

Surat cadangan yang baik perlu mengandungi:

 - nama penuh calon

 - posisi atau matlamat yang ingin dicapai

 - hubungan anda dengan calon

 - penilaian keseluruhan anda berkenaan calon yang dicadang terhadap peluang yang ditawarkan

 - bukti atau fakta yang relevan tentang calon dan peluang yang dapat diterokai.

MENULIS MESEJ INFORMATIF

• Apabila menulis mesej berbentuk informatif, pastikan:

 - nyatakan tujuan pada awal mesej dan terangkan maklumat yang anda ada.

 - sediakan segala maklumat secara terperinci.

 - sediakan penutup yang sopan

MESEJ GALAKAN

• Mesej galakan adalah satu mesej positif yang boleh meningkatkan tahap penghargaan dan memastikan hubungan perniagaan berkekalan.
• Pastikan setiap mesej galakan atau penghargaan yang dihantar adalah dengan jujur dan ikhlas.

Contoh mesej galakan atau penghargaan

Tidak patut ditulis

- Tiada bahasa atau ungkapan yang sesuai dapat saya lafazkan atas usaha anda melaksanakan tugas yang diberi dengan jayanya. Awak teramat sangat hebat …

Patut ditulis

- Terima kasih sekali lagi kerana sudi menggantikan saya yang tidak dapat menghadiri mesyuarat tempohari …

• Mesej galakan juga melibatkan mesej seperti ucapan tahniah. 
• Ucapan tahniah biasanya dihantar bagi menunjukkan tanda anda turut berbangga dengan pencapaian syarikat atau seseorang.

Ucapan tahniah juga boleh dihantar untuk tujuan:

 - perkahwinan

 - graduasi

 - menyambut kelahiran

 - peningkatan dalam perniagaan/pekerjaan (naik pangkat)

MESEJ PENGHARGAAN TERIMA KASIH

• Lazimnya dihantar sebagai tanda penghargaan kepada majikan, rakan sejawat, pembekal dan sebagainya atas usaha-usaha yang telah dilakukan oleh mereka kerana membantu anda

MESEJ TAKZIAH

• Walaupun mesej ini dihantar bagi sesuatu berita atau peristiwa yang  buruk, namun mesej takziah yang dihantar menunjukkan bahawa anda bersimpati dengan kejadian yang telah menimpa mangsa.
• Mulakan ucapan dengan menyatakan perasaan simpati anda. 

Contoh: “saya amat bersimpati dengan kehilangan anak perempuan awak …”

BUSINESS COMMUNICATION

BAB 6 : RFTING FOR ELECTRONIC MEDIA MESSAGES 

CHOOSING ELECTRONIC MEDIA FOR BRIEF MESSAGES

• Today you have multiple options for sending short messages:

            - e-mail messages
            - Instant messages
            - Text messages
            - Blog messages
            - Podcasts
            - wikis

• With social media, audience expect to participate in conversations, rather than being passive recipients of messages.
• But don’t dismiss the benefits of printed messages.
• Here are several situations in which you should use a printed message over electronic alternative:

           - when you want to make a formal impression
           - when you are legally required to provide information in printed form
           - When you want to stand out from the flood of electronic messages.

THREE STEP PROCESS FOR SUCCESSFUL E-MAIL

• Business e-mail message are more formal than the e-mail message you send to family and friends
• E-mail presents considerable legal hazards and many companies have formal e-mail policies.

PLANNING E-MAIL MESSAGES

• Attention to etiquette is vital with e-mail communication.
• Do your part to stem the flood of e-mail by making sure you don’t send unnecessary message or cc people who don’t really need to see particular message.

WRITING E-MAIL MESSAGES

• A poorly written subject line could lead to a message being deleted or ignored. 
• Keep your emotions in check when you compose e-mail messages.
• Flaming can damage relationships and your reputation

COMPLETING E-MAIL MESSAGES

• A clean, easy readable font, in black on a white background, is sufficient for nearly all e-mail messages.
• Small file that automatically includes such items as your full name, title, company and contact information at the end of your messages.

THREE STEP PROCESS FOR SUCCESSFUL IM

• IM is talking the place of e-mail for routine communication in many companies.
• Phone based text messaging is fast and portable but not as versatile as computer based IM

Im offers many benefits:

 - rapid response

 - low cost 

 - ability to mimic conversation

 - wide availability

CREATING EFFECTIVE BUSINESS BLOG

• Blogs have a unique ability to encourge intreraction with a large, geographically dispersed audience.

The important elements:

 - communicating with personal style and an authentic voice.

 - delivering new information quickly.

 - choosing topic of peak interest to audience

 - encouraging audience to join the conversation

UNDERSTANDING THE BUSINESS APPLICATION OF BLOGGING

• The business application of blog include a wide range of internal and external communication tasks.

Many ways businesses are using blogs:

 - project management and team communication

 - company news

 - customers support

THREE STEP PROCESS FOR SUCCESSFUL BLOGGING

• Before you launch a blog, make sure you have a clear understanding of your target audience, the purpose of your blog and the scope of subjects you plan to cover.
• Write blog posting in a comfortable but not careless.

CREATING EFFECTIVE PODCASTS

• Podcasting can be used to deliver a wide range of audio and video messages.
• Podcasts have quickly become a popular means of delivering everything from college lecturers to marketing messages.
• Podcasts are also used for internal communication, replacing conference calls, newsletters and other media.

WIKIS

• Wikis enable collobration on writing projects rangging from brief articles to long reports and reference works.
• Wikis promote collabration by simplifying the process online contents
• Anyone with access can add and modify pages as new information becomes available.

BUSINESS COMMUNICATION

BAB 5 : COMPLETING BUSINESS MESSAGES

REVISING YOUR MESSAGE

• Almost all professional people know that success in business partly depends on good communication skill, on writing and speaking clearly and persuasively.
• The value of effective communication, particularly communication that is clear,consise and efficient.
• Poor writing messages can damage company reputations, hinder sales efforts and damage careers.

REVIEWING FOR READABILITY

• To keep reader’s interest, use a variety of short , medium and long sentences
• Effectivee documents usually combine a mixturae og sentences that are short (up to 15 words), medium (15-25 words) and long (mare than 25 words).

Short sentences

 - can be process quickly and esier

Medium sentences

 - showing the relationships among ideas.

Long sentences

 - convey complex ideas, list multiple related points or summarize or preview information

But, each sentence leghth also has disadvantages.

KEEPING YOUR PARAGRAPH SHORT

Short paragraph (of 100 words or fewer, this paragraph has 77 words) are easier to read than long ones. 

USING LIST AND BULLETS

• List are effective tools for highlighting and simplifying material.

Set off important ideas in a list :

 a) series of words

 b) series of names

 c) series of items

• List can show the:

 - sequence of your ideas

 - highten their inpact visually

 - easier to find your key points

HEADINGS AND SUBHEADINGS

• Use headings to grap the resder’s attention and organize material into short sections.
• Heading        
   – brief title that resders about the content of the section that follow.
• Subheadings
     a) subcestions within a major section.
     b) Complex documents levels may have several of subheadings 

EDITING FOR CLARITY

• Clarity is essential to getting your message across accurately and efficiently.

          - Breaking up overly long sentences

          - Imposing parellelism 

          - Clarifying sentences structure

          - Clarifying awkward references

EDITING FOR CONCISENESS

1. Deleting unnesessary word and phrases
2. Shortening long words and phrases.
3. Emliminsting redundsncies

EVALUATING, EDITING AND REVISING

• When you evaluate, edit or revise semeone else’s work, your job is to help that person succeed.
• Ask yourself the following questions as you evaluate else’s writing: 

          - What is the purpose of this documents or message?

          - Who is the target audience?

          - What the information does the audience need?

          - Is the tone of the writing approriate for the audience?

          - Is the writing clear? If not, how can it be improved?

USING TECHNOLOGY TO REVISE YOUR MESSAGE

• When it’s time to revise and polish your message, take full advntage of your tools.
• Four software function can help bring out the best in your documents:

            - Spell checker

            - Computer thesaurus

            - Grammar checker

            - Style checker

PRODUCING YOUR MESSAGE

• The quality of your document design, both on paper and on screen, affects readability and audience perceptions.
• Take advantage of your software’s ability to incorporate other communication elements.
• Today word processord and other software tools make easy to produce impresive documents that enliven your text not only full colour graphic but also sound, video and hypertext links
• For effective design, pay attention to:

          - Consistency

          - Balance

          - Restraint

          - Detail 

• White space separates elements in a document and helps guide the reader’s eye. 
• Most business documents use a flush left margin and rangged right margin. 

USING TECHNOLOGY TO PRODUCE YOUR MESSAGE

• Learn to use your communication tools effectively.
• Depending on the types of messages you’re creating, you’ll benefit from being proficient with the following features:

          - Templates and style sheets

          - Page setup

          - Column formatting

          - Paragraph formatting

          - Numbered and bulleted lists

          - Tables

          - photos, ilistrations, text boxes and objects

DISTRIBUTING YOUR MESSAGE

• When planning your distribution, consider the following factors:

         - Cost

         - Convenience

         - Time

         - Security and privacy

BUSINESS COMMUNICATION

BAB 4 : WRITING BUSINESS MESSAGES


ADAPTING TO YOUR AUDIENCE

• Writing business messages, including the two key tasks of adapting to your audience and composing your message.
• Be sensitive to audience needs, by using  a “you” attitude, politeness, positive emphasis and bias- free language.
• Build a strong relationship with your audience by establishing your credibility and projecting your image.
• Control your style with a conversational tone, plain English and approriate voice.
• Use extra tact when communicating with people higher  up the organization chart than you or outside the company.
• You can communicate negative news without being negative.
• Show audience member how they will benefit bt responding to your messages.
• Try to avoid words with negative conotations. 
• EXAMPLE:

             - failing  (underperfoming)

             - fake (imitation or faux)

• Avoid biased language that might offend your audience.
• Bias can take a variety of forms:

             - gender bias

             - Racial and ethnic bias

             - age bias

• Disability bias

ESTABLISHING YOUR CREDIBILITY

• People are more likely to react positively to your message when they have confidence in you.
• To enhance your credibility, emphasize factor such as honesty, objectivity and awareness of audience needs.

CONTROLLING YOUR STYLE AND TONE

• Most business messages aim for a conversational style.
• You can achive a tone that is conversational but still businesslike:

              - avoid obsolete and pompous language

              - avoid preaching and brangging

USING PLAIN ENGLISH

• Plain English is a way presenting information in a simple that your audience easily grasp your meaning.
• Audience can understand and act on plain English without reading it over and over.

SELECTING ACTIVE OR PASSIVE VOICE

• Your choice of active or passive voice affects the tone of your message.
• Active sentences are usually stronger than passive ones. 
• Use passive sentence to soften bad news, to put yourself in the background, or to create an impersonal tone when needed.

CHOOSING STRONG WORDS

• Correctness is the first consideration when choosing words.
• Effectiveness is the second consideration when choosing words.

BALANCING ABSTRACT AND CONCRETE WORDS

• An abstract word expresses a concept, quality or characteristic.
• A concrete word stands for something you can touch, see or visualize. They are direct, clear and exact.

FINDING WORDS THAT COMMUNICATE WELL

• Try to use words that are powerful and familiar.
• When you compose your business message, think carefully to find the word that communcate exactly what you want to say:

             - choose powerful words

             - choose familiar words

             - avoid cliches and use buzzwords carefully

             - use jargon carefully

CRAFTING COHERENT PARAGRAPHS

• Paragraphs organize sentences related to the same general topic.
• Readers expect each paragraph to be coherent – to present an idea in a logically way.
• Most paragraphs consist of:

             - a topic sentence that reveals the subject of the paragraph

             - related sentences the support and expand the topic

             - transitional elements that help readers move between sentences and paragraphs

DEVELOPING PARAGRAPHS

1. Illustration
2. Comparision or contrast
3. Cause and effect
4. Classification
5. Promblem and solution

 USING TECHNOLOGY TO COMPOSE(mengarang) AND SHAPE(rupa) YOUR MESSAGES

• Style sheets and templates
• Autocompletion
• Autocorrection
• File merge and mail merge
• Endnote, footnotes, indexes and table of contens
• Wizards 

komunikasi perniagaan

BAB 3 : PERANCANGAN MESEJ PERNIAGAAN

3 STEP WRITING PROCESS

• The three step writing process consists of planning, writing and completing your message
• Try to use half your time for planning, one quarter for writing and one quarter for completing your messages

DEFINING YOUR PURPOSE

• A successful message starts with a clear purpose that connects the sender’s needs with the audience’s needs.
• Business messages have both general and specific purposes.
• After defining your purpose, verify that the message will be worth the time and effort required to create, send and receive it.

DEVELOPING AN AUDIENCE PROFILE

Ask yourself some key questions about your audience members:

 - who are they?

 - how many people do you need to reach?

 - how much do they already know about the subject?

 - what is their probable reaction to your message?

If audience members have different levels of understanding of the topic, aim your messages at the most influential decision makers

GATHERING INFORMATION

• For simple messages, you may already have all the information at hand, but for more complex messages, you may need to do considerable research and analysis before you’re ready to begin writing.

You can often use a variety of informal techniques:

 - Consider other viewpoints

 - read reports and other company documents

 - talk with supervisors, colleagues or customers

 - ask your audience for input

SELECTING THE RIGHT MEDIUM

• Selecting the best medium for your message can make the diffrence between effective and ineffective communication.
• Yoy may choose to talk with the someone face to face, write a letter, send an email message or record a podcast.

Today, you often have a variety of media options to choose:

 1) oral media – is the best when you need to encourage interaction, express emotions or monitor emotional responses.

2) Written media

3) Visual media

4) Electronic media

FACTOR TO CONSIDER WHEN CHOOSING MEDIA

• Media richness
• Message formality
• Media limitation
• Sender intentions
• Urgency and cost
• Audience preferences.

ORGANIZING YOUR MESSAGE

• Good organization is important to both you and your audience. It saves you time when preparing messages and it saves time and reduces frustration for your audience. 

komunikasi perniagaan

BAB 2 : MENGUASAI KOMUNIKASI PERNIAGAAN ANTARABANGSA

MENINGKATKAN PENCAPAIAN DALAM KUMPULAN

1. Kumpulan adalah terdiri dari 2 atau lebih manusia yang berkongsi matlamat dan tanggungjawab kerja bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Kumpulan yang efektif mestilah: 

• Memahami tujuan organisasi
• Berkomunikasi secara terbuka dan jujur
• Mempunyai kesepakatan
• Berfikiran secara kreatif
• Sentiasa fokus
• Mampu menangani konflik

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN KERJA BERPASUKAN

Kelebihan:

• Meningkatkan maklumat dan pengetahuan.
• Meningkatkan kepelbagaian pandangan/pendapat
• Meningkatan persetujuan dalam menyelesaikan sesuatu masalah
• Meningkatkan tahap pencapaian

Kekurangan:

• Berpuak/berkumpulan
• Mempunyai agenda tersembunyi
• Bersendirian/tidak memberi kerjasama
• Meningkatkan kos

KEMAHIRAN MENDENGAR

• Selain dari membaca, bercakap dan menulis, komunikasi juga amat memerlukan proses mendengar yang efektif
• Tanpa pendengar yang baik, komunikasi berkesan tidak akan berlaku.
• Kajian menunjukkan bahawa 80% pengurus menyatakan bahawa mendengar adalah satu kemahiran penting bagi memastikan kerja dapat dilaksanakan dengan baik.

KELEBIHAN MENDENGAR SECARA BERKESAN

UNTUK BELAJAR (TO LEARN)

• Mudah memperolehi maklumat dengan orang lain
• Dapat mengelak dari masalah dan kesusahan
• Membantu membuat keputusan yang baik

UNTUK BERHUBUNG (TO RELATE)

• Mewujudkan hubungan yang baik

UNTUK MEMPENGARUHI (TO INFLUENCE)

• Mempengaruhi sikap dan tingkahlaku orang lain

UNTUK DAPAT KEPUASAN DALAM KOMUNIKASI (TO PLAY)

• Memberi kepuasan kerana menerima dan memahami apa yang pengirim sampaikan
• Meningkatkan kefahaman

UNTUK MEMBANTU (TO HELP)

• Memberi motivasi
• Mendorong untuk fikir idea-idea baru

TEKNIK MENDENGAR SECARA BERKESAN

• Bersedia untuk mendengar
• Dengar dengan penuh tumpuan
• Kawal emosi dan tingkah laku ketika mendengar
• Berfikiran positif terhadap maklumat yang disampaikan
• Dengar dengan mata dan hati
• Menangguh penilaian
• Dengar dengan sabar
• Dengar dengan penuh perhatian dan kritikal

BERSEDIA UNTUK MENDENGAR

• Harus bersedia mendengar dengan rasa ikhlas, jujur dan dengan penuh minat
• Berusaha memahami apa yang disampaikan oleh komunikator
• Bersedia secara mental, fizikal dan emosi

MENDENGAR DENGAN TUMPUAN

• Tabiat menyampuk merupakan tabiat yang buruk
• Budaya mengelamun menghilangkan daya tumpuan
• Biasakan diri mendengar sehingga komunikator selesai bercakap

KAWAL EMOSI DAN TINGKAH LAKU

• Emosi boleh menghalang seseorang mendengar secara aktif

BERFIKIRAN POSITIF TENTANG MAKLUMAT YANG DISAMPAIKAN

• Menganggap sesuatu maklumat itu penting dan perlu diketahui untuk kehidupan
• Ini boleh meningkatkan minat mendengar dengan teliti

MENDENGAR DENGAN MATA DAN HATI

• Mendengar bukan hanya untuk mendapat fakta tetapi mendengar melalui perasaan pengucap, mendengar dan memahami bahasa lisan serta bukan lisan
• Melatih diri memerhati dan membaca komunikasi bukan lisan komunikator

MENANGGUH PENILAIAN

• Ia disebabkan emosi negatif pendengar yang timbul daripada penilaian awal 
• Penilaian awal berlaku setelah pendengar mendapat maklumat sekunder tentang komunikator berunsur negatif
• Jangan tergesa-gesa membuat penghakiman terhadap komunikator

DENGAR DENGAN SABAR

• Mendengar dengan penuh budi bahasa, sabar dan tenang
• Penting bagi mewujudkan komunikasi dua hala

MENDENGAR DENGAN PENUH PERHATIAN

• Mendengar sepenuh tumpuan dan minat 
• Ini dapat mengelakkan komunikator merasa kecewa

Cara mewujudkaan komunikasi berkesan:

Menganggukkan kepala, memandang komunikator, hubungan mata, membalas pertanyaan dan mengeluarkan kata-kata seperti “oh”… “emm”…

PERKAITAN ANTARA MENDENGAR DENGAN BUDAYA DAN GENDER

• Setiap orang mempunyai pengalaman unik dan mempunyai sistem/cara berkomunikasi dan maksud komunikasi adalah berbeza
• Apabila penutur dan pendengar datang dari budaya dan jantina berbeza maka akan memberi kesan terhadap proses mendengar

HALANGAN KOMUNIKASI

• Kesilapan yang kerap berlaku dalam komunikasi interpersonal ialah kegagalan untuk mendengar. Apabila seseorang tidak mendengar, dia akan memberi respon dengan hujah-hujah yang menghalang komunikasi

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

Bab 1 : MEMAHAMI KOMUNIKASI PERNIAGAAN DITEMPAT KERJA MASA KINI

PROSES KOMUNIKASI

• Penghantar mempunyai idea
• Penghantar mengenkod idea
• Penghantar menghantar mesej
• Penerima menerima mesej
• Penerima mendekod mesej
• Penerima menghantar maklum balas

PEMBANGUNAN DALAM KOMUNIKASI PERNIAGAAN

• Pertimbangan etika
• Tumpuan penonton
• Memahami budaya lain
• Memahami tempat kerja
• Teknologi komunikasi

KOMITMEN DALAM ETIKA KOMUNIKASI

Amalan tidak beretika

• menciplak
• pilihan pernyataan
• ubahsuai nombor
• gangguan gambar

FOKUS KEPADA PENONTON

1. Tumpuan kepada penonton
2. Hormati
3. Perhatian kepada etika

PERBEZAAN BUDAYA

• Isu konteks

komunikasi bukan lisan

- isyarat

- pakaian 

- memek muka

• Isu etika dan undang-undang

- melihat kepada keputusan bersama

- sesuatu yang dikehendaki penghakiman

- pandangan yang berbeza

- kejujuran

NILAI SOSIAL

1. kejayaan dalam kerjaya
2. peranan dan status
3. adab-adab
4. penggunaan masa

SIKAP BUDAYA NEGATIF

Ethnocentrism

xenophobia - tidak suka kepada orang yang berlaianan budaya

stereotyping - pandangan yang diberikan kepada seseorang

SKILL PERCAKAPAN

• kurangkan bunyi
• dapat maklumbalas
• bercakap lambat
• niat yang baik
• jangan mengunjung
• ketepatan yang tepat
• belajar ungkapan luar
• dengar berhati-hati
• penyesuaian dari segi gaya
• memahami
• kejelasan langkah seterusnya
• lihat bahasa badan

KEPEKAAN TEMPAT KERJA

• andaian yang berbeza
• bertanggungjawab
• penghakiman
• tunjukkan
• simpati
• bertolak ansur walaupun kabur
• lihat yang permulaan
• simpati
• berat sebelah
• cara yang samarata
• kaedah biasa
• mesej jelas
• dengan individu
• pelajar secaralangsung
• belajar dan hormati

TEKNOLOGI KOMUNIKASI

• Teknologi suara
• alam maya
• komunikasi telefon
• rangkaian yang baik