KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 14 : MEMOHON DAN MENGHADIRI SESI TEMUDUGA

SURAT PERMOHONAN

• Apabila menghantar resume samada melalui pos, emel, atau menghantarnya sendiri anda perlu melampirkan bersama surat permohonan atau juga dikenali sebagai “cover letter”

Surat permohonan membolehkan bakal majikan:

 - tahu apa yang anda kirimkan
 - mengapa anda mengirim
 - bagaimana mereka dapat manfaat dari kiriman tersebut

SURAT PERMOHONAN SUSULAN

• Dihantar sekiranya surat permohonan pertama anda tidak mendapat tindakbalas setelah sebualan atau lebih ia dihantar.
• Ini menunjukkan bahawa anda masih lagi berminat untuk bekerja di syarikat berkenaan.
• Tunjukkan kreativiti anda dalam menulis surat jenis ini. Nyatakan sekali lagi kemahiran yang dimiliki sesuai dengan jawatan yang dipohon.

MEMAHAMI PROSES TEMUDUGA

• Temuduga adalah proses komunikasi formal yang berlangsung antara dua pihak iaitu anda dan bakal majikan anda.
• Situasi ini membolehkan bakal majikan anda menyatakan prospektif syarikat, bertanyakan soalan dan bertukar maklumat.
• Pastikan anda bersedia dari awal sebelum menghadiri sesuatu temuduga dan jangan hadkan hanya satu sesi temuduga sahaja yang akan anda hadiri

URUTAN ASAS TEMUDUGA

• Majikan menyenarai pendek calon yang layak
• Majikan melihat apakah kemahiran serta kelayakan yang anda miliki yang dapat membantu syarikatnya.
• Majikan membuat tawaran untuk menghadiri sesi temuduga untuk memastikan adakah anda sememangnya layak bagi jawatan yang ditawarkan.

JENIS TEMUDUGA

• Majikan akan menggunakan perlbagai jenis temuduga, oleh itu anda perlu bersedia dengan setiap jenis tersebut. 

Antaranya ialah:

 - Berstruktur

 - tidak berstruktur

TEMUDUGA MEDIA

• Temuduga media juga boleh berlangsung di zaman teknologi ini. 
• Ia boleh berlangsung samada perbualan secara perseorangan atau sebagaimana yang berlaku dalam mesyuarat secara virtual.
• Temuduga media juga boleh berlaku melalui penghantaran emel, temuduga video atau temuduga menggunakan asas komputer secara virtual

APA YANG MAJIKAN LIHAT SEMASA TEMUDUGA

• Latar belakang akademik
• Pengalaman kerja
• Kesesuaian kerja dengan personaliti yang ada pada anda

PERSEDIAAN MENGHADIRI TEMUDUGA

• Selidik latar belakang syarikat yang akan anda hadir untuk temuduga
• Fikir kebarangkalian soalan yang akan ditanya
• Rancang soalan untuk ditanya kepada panel
• Tingkatkan tahap keyakinan anda untuk berdepan dengan panel
• Mantapkan stail temuduga anda (non verbal, suara)
• Bersedia untuk kelihatan kemas (pakaian dan penampilan)
• Bersedia sebaik tiba ditempat temuduga

TEMUDUGA YANG BERJAYA

• Mempunyai sesi pengenalan
• Mempunyai sesi soal jawab

 - menjawab dan bertanya soalan antara calon dan panel penemuduga

 - beri perhatian dan dengar dengar baik soalan dari panel

 - mengawal soalan-soalan yang berbentuk diskriminasi

• Mempunyai penutup

 - tutup dengan penuh minat dan sopan

 - boleh membincangkan soal gaji sekiranya perlu bergantung kepada panel

SUSULAN SELEPAS TEMUDUGA

• Hantar mesej ucapan terima kasih kepada syarikat yang telah menemuduga anda sekurang-kurangnya selepas dua hari anda ditemuduga.
• Mesej ini bukan sahaja melambangkan kesopanan dan tahap profesional anda tetapi ini adalah peluang untuk anda mempromosi diri anda.

Terdapat beberapa mesej lain yang boleh anda hantar selepas anda menghadiri sesuatu sesi temuduga. 

Antaranya ialah:

 - mesej ingin tahu

 - mesej permintaan untuk lanjutkan tempoh masa

 - surat penerimaan tawaran kerja

 - surat penolakkan tawaran kerja

 - surat perletakan jawatan

  

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 13 : MEMBINA KERJAYA DAN MENULIS RESUME

BAGAIMANA ORGANISASI MENCARI PEKERJA BARU

• Mengenalpasti pekerja dalaman yang sesuai dengan kekosongan jawatan
• Sekiranya tiada, organisasi mula mencari mereka yang berada diluar organisasi untuk mengisis jawatan tersebut berdasarkan kelayakan yang dimiliki.

MENYEDIA RESUME

• Melibatkan 3 proses menulis

                    - Merancang 

                      

                       - Menulis 

                      

                    - Melengkapkan

MERANCANG

• Dalam merancang penulisan resume, pastikan anda :

 - analisis tujuan resume yang hendak dibuat

 - pastikan maklumat saling berkaitan

 - pilih medium atau saluran yang tepat

 - susun resume berdasarkan kelebihan yang dimiliki

MENULIS

• Bakal majikan yang berminat memanggil anda untuk temuduga, resume anda adalah satu-satunya sumber rujukan yang mereka ada. 
• Oleh itu, pastikan resume ditulis dengan segala maklumat yang lengkap dan jelas

PANDUAN MENULIS RESUME

• Pengenalan 

 - Objektif dalam kerjaya

 - Ringkasan kelayakan 

 - ringkasan kerjaya

• Pendidikan 
• Pengalaman kerja, kemahiran yang dimiliki
• Aktiviti dan pencapaian
• Sumber rujukan

MELENGKAPKAN 

• Semak semula resume samada dari segi kepanjangan ayat, kebolehbacaan, tatabahasa, penggunaan perkataan, penggunaan kertas, design yang digunakan dan sebagainya.

3 BENTUK/FUNGSI RESUME

• Resume kronologi

 - satu bentuk/pendekatan yang biasa digunakan

 - tidak sesuai digunakan untuk memohon pekerjaan yang khusus/spesifik. 

 - pengalaman kerja lazimnya menguasai penulisan resume bentuk ini. 

 - Selepas nama dan alamat terus diikuti dengan pengalaman kerja

• Resume fungsi

 - juga dikenali sebagai resume yang “membunuh”

 - digunakan bagi mereka yang mempunyai pengalam kerja yang sangat terhad.

 - bentuk ini selalu menimbulkan kesangsiaan terhadap bakal bakal majikan

• Resume kombinasi

 - digunakan sekiranya anda tidak mempunyai pengalaman kerja yang banyak.

 - ini kerana ia boleh dicampur dengan pelbagai kemahiran yang lain

MENGHASILKAN RESUME

• Resume anda seharusnya :

 - ringkas

 - bersih

 - profesional

• Resume anda tidak harus:

 - terlalu terang (penggunaan kertas atau dakwat)

 - tidak menampakkan kematangan

 - cute 

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 12 : PEMBENTANGAN SECARA ORAL DAN ONLINE

KEMAHIRAN PENGUCAPAN AWAM

• Pernahkah anda terlibat dalam beberapa situasi berikut:

 - diminta untuk memperkenalkan diri dalam satu majlis
 - dilantik wakil kumpulan untuk berucap atau membentangkan bagi pihak kumpulan
 - diminta menjadi pengerusi majlis
 - dijemput untuk menyampaikan ucapan berkaitan dengan pengalaman anda

DEFINISI PENGUCAPAN

• Perlahiran bahasa dengan penuh makna melalui komunikasi lisan (suara dan perkataan) dan bukan lisan (anggora tubuh perucap)
• Satu bentuk komunikasi di mana penyampai menyampaikan ucapan kepada audien yang ramai

SALAH TANGGAP MENGENAI KEMAHIRAN KOMUNIKASI

• Lahir dengan sendiri
• Satu anugerah yang kebetulan
• Tidak perlu dipelajari
• Tidak perlu diasah

SIAPA YANG DIKATAKAN PEMIMPIM

• Pengurus
• Pegawai
• Penyelia

SIKAP DAN PERSONALITI PEMIMPIN

• Yakin dan percaya pada diri sendiri
• Yakin dengan apa yang difikirkan
• Yakin dengan apa yang diucapkan
• Yakin dengan apa yang dilakukan

TUJUAN UCAPAN

• Memberi maklumat
• Mempengaruhi
• Memujuk
• Bertukar pendapat
• Syarahan umum
• menghibur

MULAKAN UCAPAN

• Gaya tersendiri
• Berkeyakinan – berjalan dengan tenang
• Adakan hubungan dengan audien
• Tunjukkan senyuman – ceria
• Mulakan ucapan tanpa memandang nota
• Mulakan dengan terima kasih kepada penganjur program/majlis
• Perkenalkan diri
• Nyatakan perasaan, harapan dan jangkaan terhadap pendengar 

KETIKA UCAPAN

• Nyatakan kerangka isi ucapan
• Mulakan dengan isu hangat/ semasa
• Nyatakan betapa pentingnya audien mendengar ucapan anda pada hari ini.
• Buat jenaka sekali sekala
• Ajukan soalan – kaitkan dengar pendengar
• Guna kata-kata hikmat
• Selitkan contoh, data dan statistik untuk menguatkan hujah anda

PANTANG LARANG BERUCAP

• Elakkan ungkapan seperti berikut:

 - “terlebih dahulu saya minta maaf kalau …”

 - “sepatutnya orang lain yang bentangkan, tetapi kerana orang tersebut ke …”

 - “ehh…! Saya sebenarnya tak pandai berucap …”

 - saya tidak bercadang untuk berucap pada hari ini …”

 - “inilah kali pertama saya bercakap …”

 - “saya hanyalah bidan terjun …”

 - “minta maaf kerana tertinggal nota …”

HATI-HATI

• Tidak bergayut pada rostrum, berdiri senget, menenggek dan sebagainya
• Berpeluk tubuh, tangan dalam poket, pergerakan yang melampau
• Menggaru, menggosok hidung, patah-patahkan jari, menggaru misai/janggut, memperbetulkan pakaian, garu kepala, bermain lidah/bibir
• Bermain alatan menulis
• Kerap menyelak nota

PENUTUP DAN RUMUSAN UCAPAN

• Rumus apa yang telah disampaikan
• Selitkan mutiara kata
• Harapan kepada audien
• Ucapan terima kasih kepada penganjur
• Berjalan ke tempat duduk dengan sopan dan bersemangat

business communication

BAB 11 : MENULIS DAN MELENGKAPKAN PENULISAN LAPORAN DAN KERTAS KERJA

Reports and Proposals

• Long Message Formats
• Effective Visual Support.

Adapting to the Audience

• Sensitivity to Needs
• The “You” Attitude
• Business Etiquette
• Positive Attitude
• Bias-Free Language

Composing Reports and proposals 

• Effective Words
• Strong Sentences
• Coherent Paragraphs

Introductory Section

• Report Context
• Subject/Purpose
• Main Ideas
• Overall Tone

The Body Section

• Present
• Analyze
• Interpret
• Support

The Closing Section

• Stress Main Points
• Summarize Benefits
• Reinforce Structure
• Group Action Items

Report Introduction

• Authorization
• Problem 
• Purpose
• Scope
• Background
• Sources 
• Methods
• Definitions
• Limitations
• Organization

The Report Body

• Explanations
• Evidence 
• Results
• Analyses
• Procedures
• Methods 
• Criteria
• Conclusions
• Recommendations
• Support

The Report Closing

• Key-Item Summary
• Conclusions 
• Recommendations
• Action Plans

Strategies for Successful Proposals

• Knowledge/Expertise
• Competitive Research
• The “You” Attitude
• Concrete Examples
• Feasible Proposal
• Attractive Packaging

Proposal Introduction

• Background
• Solution
• Delimitations
• Organization

Body of Proposal

• Proposed Solution
• Work Plan
• Qualifications
• Detailed Cost

Closing of Proposal

• Summarize Key Points
• Emphasize Benefits
• Restate Qualifications
• Obtain Commitment

Applying Technology

• Templates
• Linked Files
• Embedded Documents

Effective Visuals in Reports

1. Bring Your Message to Life
2. Connect With Your Readers
3. Enhance Textual Messages
4. Attract and Hold Attention

5 C’s of Visual Design

1. clear
2. complete
3. concise
4. connected
5. compelling

komunikasi perniagaan

BAB 10 : MEMAHAMI DAN MERANCANG LAPORAN SERTA KERTAS CADANGAN

APPLYING THE THREE-STEP WRITING PROGRES TO REPORT AND PROPOSALS

• PROPOSAL
• INFORMATION REPORT
• ANALYTICAL REPORT

SUPPORTING YOUR MESSAGES WITH RELIABLE INFORMATION

• Kenalpasti Masalah
• Kenalpasti maklumat yang diperlukan
• Menjana soalan 
• Utamakan  Maklumat yang diperlukan

Primary Research     – adalah penyelidikan baru yang dilakukan secara khusus untuk sesuatu projek.

Secondary Research  – adalah sumber-sumber yang mungkin termasuk majalah, surat khabar, laman web awam, blog, buku, dan laporan lain.

PLANNING INFORMATIONAL REPORTS

• perbandingan
• kepentingan
• turutan
• kronologi
• orientasi spatial
• geografi
• kategori

PLANNING ANALYTICAL REPORTS

• sokongan keputusan
• menilai peluang
• menyelesaikan masalah

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 9 : MENULIS MESEJ MEMUJUK

TIGA LANGKAH MENULIS

• Memujuk adalah satu cubaan untuk mengubah seseorang samada dari segi sikap, kepercayaan atau tingkahlaku.
• Sebagaimana menulis mesej perniagaan yang lain, mesej pemujukan juga perlu melalui tiga langkah penulisan yang asas.

MERANCANG

• Walaupun sesebuah syarikat tersebut mempunyai idea dan produk  yang hebat namun ianya masih belum mencukupi sekiranya syarikat tersebut tidak mempunyai kemahiran dalam menghasilkan mesej yang mampu untuk memujuk audiennya.
• Untuk menghasilkan mesej memujuk, anda haruslah:

                - analisis situasi

               - mengumpul maklumat

               - pilih saluran yang tepat

              - susun maklumat agar ianya teratur

MENULIS

• Dalam menghasilkan mesej memujuk, hormati respon yang anda terima dari audien anda dengan:

           - memahami dan menghormati perbezaan budaya

           - menggunakan bahasa yang sopan dan positif

           - sentiasa sensitif dengan budaya dari syarikat lain

           - mengambil langkah-langkah untuk mengukuhkan kredibiliti anda.

MELENGKAPKAN

• Hasil kerja yang tidak memuaskan akan merosakkan kredibiliti anda. 
• Oleh itu, pastikan mesej memujuk anda disemak dan di baca dengan teliti sebelum dihantar.

              

MEMBANGUNKAN MESEJ MEMUJUK

• Seseorang yang berjaya dalam perniagaan mampu menyakinkan orang lain untuk menerima idea baru, mengubah tabiat lama atau mengambil tindakan keatas cadangan yang anda fikirkan atau kemukakan.

MESEJ JUALAN DAN PEMASARAN

• Kebanyakan mesej jualan dan pemasaran terutamanya di syarikat yang besar sentiasa menghasilkan mereka yang profesional dalam jualan dan pemasaran.
• Lazimnya syarikat ini menawarkan latihan yang spesifik berkaitan dengan pemasaran, jualan, pengiklanan atau perhubungan awam

Terdapat beberapa strategi dalam menulis mesej jualan dan pemasaran, iaitu: 

 - Lihat keperluan audien

  → keputusan membeli seringkali bukan sahaja melibatkan produk atau perkhidmatan.

 Contoh pembelian kertas cetakan. Pelanggan akan membandingkan kualiti kertas tersebut dari pelbagai aspek

 - analisis saingan anda

  → jualan dan pemasaran perlu sentiasa bersaing dalam merebut perhatian audien

 - menentukan kunci utama jualan dan manfaatnya

  → kunci utama jualan ialah kepada produk manakala keuntungan fokus kepada pengguna

 - menggunakan Model AIDA

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

 BAB 8 : MENULIS MESEJ NEGATIF

5 MATLAMAT MESEJ NEGATIF

1. Memberitahu berita negatif
2. Memastikan mendapat persetujuan audien
3. Memastikan audien kekal dalam keadaan tenang
4. Memastikan organisasi tetap berada dalam imej yang baik
5. Mengurangkan kesamaan surat yang dihantar

4 LANGKAH MENULIS

• Semasa merancang, pastikan hubungan dengan audien tetap kekal.
• Pastikan audien benar-benar memahami apa yang cuba anda sampaikan.
• Rancang medium yang terbaik semasa merancang mesej negatif.
• Guna pendekatan yang terbaik agar audien dapat menerima mesej negatif anda.

GUNA PENDEKATAN LANGSUNG SECARA EFEKTIF

• Guna pendekatan secara langsung sekiranya tindak balas yang diterima hanya memberi kesan yang kecil kepada individu tertentu.
• Dalam menggunakan pendekatan langsung, mulakan dengan:

             - buka dengan berita buruk/negatif

             - sediakan alasan yang kukuh

             - akhiri dengan penutup yang bersifat positif

GUNA PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG SECARA EFEKTIF

• Anda juga boleh menggunakan pendekatan secara tidak langsung dalam menyaampaikan mesej negatif.
• Berbeza dengan pendekatan langsung pandekatan tidak langsung adalah satu pendekatan yang digunakan sekiranya audien sukar untuk menerima berita buruk tersebut.

Alasan yang baik haruslah :

            - terperinci

            - bijaksana

            - tidak bersifat individu

            - tanpa rasa kekesalan

            - positif 

• Akhir sekali tutup mesej tentang berita buruk tadi dengan ayat yang positif/ penutup yang bersifat positif.

Penutup yang positif haruslah:

       - tetap menjalin hubungan muhibah yang berkekalan

       - menawarkan cadangan untuk tindakan yang akan dilaksanakan

       - sediakan matlamat pencapaian akan datang