KOMUNIKASI PERNIAGAAN

 BAB 8 : MENULIS MESEJ NEGATIF

5 MATLAMAT MESEJ NEGATIF

1. Memberitahu berita negatif
2. Memastikan mendapat persetujuan audien
3. Memastikan audien kekal dalam keadaan tenang
4. Memastikan organisasi tetap berada dalam imej yang baik
5. Mengurangkan kesamaan surat yang dihantar

4 LANGKAH MENULIS

• Semasa merancang, pastikan hubungan dengan audien tetap kekal.
• Pastikan audien benar-benar memahami apa yang cuba anda sampaikan.
• Rancang medium yang terbaik semasa merancang mesej negatif.
• Guna pendekatan yang terbaik agar audien dapat menerima mesej negatif anda.

GUNA PENDEKATAN LANGSUNG SECARA EFEKTIF

• Guna pendekatan secara langsung sekiranya tindak balas yang diterima hanya memberi kesan yang kecil kepada individu tertentu.
• Dalam menggunakan pendekatan langsung, mulakan dengan:

             - buka dengan berita buruk/negatif

             - sediakan alasan yang kukuh

             - akhiri dengan penutup yang bersifat positif

GUNA PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG SECARA EFEKTIF

• Anda juga boleh menggunakan pendekatan secara tidak langsung dalam menyaampaikan mesej negatif.
• Berbeza dengan pendekatan langsung pandekatan tidak langsung adalah satu pendekatan yang digunakan sekiranya audien sukar untuk menerima berita buruk tersebut.

Alasan yang baik haruslah :

            - terperinci

            - bijaksana

            - tidak bersifat individu

            - tanpa rasa kekesalan

            - positif 

• Akhir sekali tutup mesej tentang berita buruk tadi dengan ayat yang positif/ penutup yang bersifat positif.

Penutup yang positif haruslah:

       - tetap menjalin hubungan muhibah yang berkekalan

       - menawarkan cadangan untuk tindakan yang akan dilaksanakan

       - sediakan matlamat pencapaian akan datang