KOMUNIKASI PERNIAGAAN

BAB 7 : MESEJ RUTIN DAN MESEJ POSITIF

3 LANGKAH MENULIS MESEJ RUTIN DAN MESEJ POSITIF

• Ianya melibatkan 3 langkah iaitu:

 - merancang
 - menulis
 - melengkapkan

MERANCANG

• Untuk merancang rutin mesej haruslah:

 - analisis tujuan penulisan
 - keadaan audien
 - apa yang audien perlukan
 - perkara yang dapat memenuhi kehendak audien

MENULIS

• Semasa menulis sentiasa menggunakan pendekatan langsung.
• Ini kerana pendekatan langsung membolehkan audien anda memberikan reaksi yang positif.

MELENGKAPKAN

• Tahap ini melibatkan proses menyemak untuk memastikan setiap mesej yang disampaikan jelas, padat, menggunakan elemen pendekatan yang sesuai, kaedah penyampaian yang bersesuaian dengan audien dan juga melibatkan proses pembacaan pruf bagi memastikan tiada kesilapan dalam mesej rutin tersebut.

MULAKAN DENGAN PERMINTAAN

• Mulakan permintaan mesej rutin anda tanpa menyinggung perasaan orang lain ataupun dengan tiba-tiba. 

Anda perlulah:

 - berhati-hati dengan penggunaan nada bahasa.

    contoh, mulakan dengan “tolong…” atau “saya amat menghargai sekiranya…”

 - andaikan audien anda akan mengikut semua arahan anda

 - spesifik, dimana anda haruslah tahu apa kehendak anda menhantar atau menulis mesej tersebut.

TERANGKAN KEHENDAK ANDA

• Gunakan isi mesej untuk menerangkan kehendak anda.

Antara panduan yang boleh digunakan untuk menerangkan kehendak anda:

 - mulakan dengan soalan yang penting dahulu

 - tanyakan soalan yang relevan

 - fokus hanya satu topik untuk satu soalan  

PENUTUP MESEJ

• Tutup mesej permintaan anda dengan:

 - menyatakan tidak balas yang spesifik yang perlu dilakukan

 - beri maklumat bagaimana anda dapat dihubungi

 - tunjukkan penghargaan anda. 

Contoh, “terima kasih”, “terima kasih atas pertongan anda”, “saya amat menghargai nasihat anda” dan sebagainya.

• Sekiranya syarikat anda telah melakukan kesilapan, mesej anda seharusnya:

 - mengakui segala kesilapan tersebut

 - bertanggungjawab terhadap setiap kesilapan 

 - bersimpati

 - terangkan bilakah anda dapat menyelesaikan masalah/kesilapan tersebut

 - mengambil langkah-langkah agar hubungan kerja terus berkekalan 

• Sekiranya pelanggan pula yang melakukan kesilapan, mesej anda seharusnya juga mengakui kesilapan tersebut tetapi perlu menerangkan mengapa ianya terjadi.
• Manakala sekiranya pihak ketiga yang melakukan kesilapan, anda seharusnya menentukan jenis kesilapan dan tindakan yang patut di ambil antara syarikat anda dan pihak ketiga tersebut.

MENULIS SURAT CADANGAN

• Nyatakan matlamat anda kepada pembaca tentang orang yang anda cadangan.

Terangkan sifat-sifat oraang yang dicadangkan dari aspek:

 - karekterisma yang sesuai dengan tugas

 - tugasan/projek yang pernah dilaksanakan

 - matlamat orang yang dicadangkan

Surat cadangan yang baik perlu mengandungi:

 - nama penuh calon

 - posisi atau matlamat yang ingin dicapai

 - hubungan anda dengan calon

 - penilaian keseluruhan anda berkenaan calon yang dicadang terhadap peluang yang ditawarkan

 - bukti atau fakta yang relevan tentang calon dan peluang yang dapat diterokai.

MENULIS MESEJ INFORMATIF

• Apabila menulis mesej berbentuk informatif, pastikan:

 - nyatakan tujuan pada awal mesej dan terangkan maklumat yang anda ada.

 - sediakan segala maklumat secara terperinci.

 - sediakan penutup yang sopan

MESEJ GALAKAN

• Mesej galakan adalah satu mesej positif yang boleh meningkatkan tahap penghargaan dan memastikan hubungan perniagaan berkekalan.
• Pastikan setiap mesej galakan atau penghargaan yang dihantar adalah dengan jujur dan ikhlas.

Contoh mesej galakan atau penghargaan

Tidak patut ditulis

- Tiada bahasa atau ungkapan yang sesuai dapat saya lafazkan atas usaha anda melaksanakan tugas yang diberi dengan jayanya. Awak teramat sangat hebat …

Patut ditulis

- Terima kasih sekali lagi kerana sudi menggantikan saya yang tidak dapat menghadiri mesyuarat tempohari …

• Mesej galakan juga melibatkan mesej seperti ucapan tahniah. 
• Ucapan tahniah biasanya dihantar bagi menunjukkan tanda anda turut berbangga dengan pencapaian syarikat atau seseorang.

Ucapan tahniah juga boleh dihantar untuk tujuan:

 - perkahwinan

 - graduasi

 - menyambut kelahiran

 - peningkatan dalam perniagaan/pekerjaan (naik pangkat)

MESEJ PENGHARGAAN TERIMA KASIH

• Lazimnya dihantar sebagai tanda penghargaan kepada majikan, rakan sejawat, pembekal dan sebagainya atas usaha-usaha yang telah dilakukan oleh mereka kerana membantu anda

MESEJ TAKZIAH

• Walaupun mesej ini dihantar bagi sesuatu berita atau peristiwa yang  buruk, namun mesej takziah yang dihantar menunjukkan bahawa anda bersimpati dengan kejadian yang telah menimpa mangsa.
• Mulakan ucapan dengan menyatakan perasaan simpati anda. 

Contoh: “saya amat bersimpati dengan kehilangan anak perempuan awak …”